“Il cruscotto personalizzato sviluppato da SELDA con Qlik Sense ha rivoluzionato il modo in cui gestiamo gli ordini in azienda. La capacità di monitorare in tempo reale lo stato degli ordini e identificare rapidamente le aree di miglioramento ha trasformato la nostra operatività, consentendoci di fornire un servizio più efficiente e di massimizzare la soddisfazione dei nostri clienti.”
Claudio Lapenna, Business Analyst di Propac SRL
Risultati: significativa riduzione dei tempi di gestione degli ordini, miglioramento dell’efficienza operativa e una maggiore soddisfazione da parte dei clienti grazie alla tempestiva consegna dei prodotti
Vantaggi principali
- Riduzione dei tempi di gestione degli ordini
- Miglioramento dell’efficienza operativa
- Aumento della soddisfazione dei clienti
- Miglioramento della trasparenza e della comunicazione interna
- Ottimizzazione dei processi decisionali
- Identificazione tempestiva di criticità e inefficienze
- Personalizzazione e flessibilità nell’analisi dei dati
- Maggiore coerenza e accuratezza delle informazioni
- Miglioramento della qualità del servizio offerto ai clienti
- Incremento della competitività aziendale
Il Progetto
Modello di Business del cliente
Attività di rivendita e distribuzione: il cliente è un rivenditore che acquista direttamente dai produttori materiali da imballaggio, gestendo un’ampia gamma di prodotti (circa 4000 codici) pronti per la consegna.
Canali di vendita: il sito web costituisce il principale canale di vendita, mentre il cliente dispone anche di una rete distribuita su tutto il territorio, gestendo le vendite anche in Francia e Germania.
Gestione delle vendite: il cliente gestisce un elevato volume di vendite giornaliere, ed è cruciale per il suo modello di business tenere sotto controllo in tempo reale l’andamento delle vendite.
Esigenze e necessità del cliente
Il cliente ha espresso la necessità di poter lavorare in modo flessibile con i dati legati alla gestione degli ordini, strutturati in maniera complessa, al fine di fornire informazioni personalizzate e dinamiche ai venditori e ad altri reparti aziendali.
Inizialmente, il cliente ha tentato di soddisfare questa esigenza utilizzando viste di Data Studio di Google per la creazione di report personalizzati per i venditori.
Tuttavia, questa soluzione si è rivelata limitata e rigida, non sufficiente a coprire le più complesse esigenze aziendali.
Inoltre, era fondamentale per il cliente poter gestire una serie di informazioni complesse, provenienti da diverse fonti e legate a clienti, prodotti, categorie merceologiche, agenti e regionalizzazione, consentendo una rapida consultazione e analisi dei dati.
Elenco delle necessità iniziali del cliente
Miglioramento della gestione delle informazioni per i venditori: era fondamentale per il cliente garantire ai venditori la possibilità di fornire in tempo reale informazioni rapide sui prodotti, i prezzi e i listini ai propri clienti, riducendo la dipendenza da risorse interne e i tempi di attesa per ottenere le informazioni necessarie.
Autonomia e rapidità per la rete vendita: il cliente mirava a rendere la rete vendita autonoma e rapida nell’ottenere le informazioni necessarie per soddisfare le esigenze dei clienti, riducendo al minimo la dipendenza da altri reparti e migliorando l’efficienza complessiva della rete vendita.
Risposte rapide per tutti i reparti: la soluzione ricercata doveva consentire a tutti i reparti aziendali di ottenere risposte immediate alle proprie domande, fornendo un accesso immediato alle informazioni necessarie per svolgere efficacemente le proprie attività.
Miglioramento dell’efficienza operativa: il cliente aveva l’esigenza di ottimizzare i processi legati alla gestione degli ordini al fine di ridurre i tempi e i costi operativi.
Trasparenza e visibilità: c’era la necessità di avere una visione chiara e in tempo reale dello stato degli ordini e dei relativi processi per garantire una gestione efficace.
Personalizzazione e flessibilità: il cliente cercava una soluzione in grado di adattarsi alle sue specifiche esigenze e di fornire un cruscotto personalizzato per l’analisi dei dati.
Miglioramento della soddisfazione clienti: era importante per il cliente poter offrire un servizio più rapido, accurato e personalizzato ai propri clienti, migliorandone la soddisfazione.
Competitività aziendale: l’obiettivo era anche quello di aumentare la competitività dell’azienda attraverso l’ottimizzazione dei processi e l’incremento della qualità del servizio offerto.
Diversificazione dei canali di vendita: il cliente gestisce una rete vendita strutturata che utilizza diverse modalità di ordine, tra cui ordini web e ordini tramite catalogo cartaceo. L’esigenza era quella di integrare e analizzare i dati provenienti da questi diversi canali con rapidità.
Semplicità di utilizzo e manipolazione dei dati: si richiedeva una soluzione user-friendly che consentisse a chiunque di entrare in lettura e manipolare i dati per ottenere le informazioni desiderate.
Monitoraggio del ciclo di vita dell’ordine: il cliente necessitava di uno strumento volto a monitorare il ciclo di vita dell’ordine al fine di migliorare il livello di servizio, identificare criticità e prevenire eventuali problemi.
La Soluzione
Ottimizzazione della gestione degli ordini
Il progetto di ottimizzazione della gestione degli ordini è stato ideato per migliorare l’efficienza operativa e garantire tempi di consegna più rapidi all’interno dell’azienda.
Attraverso l’implementazione di un cruscotto personalizzato su Qlik Sense, abbiamo creato un ambiente di monitoraggio completo e dettagliato, fornendo una visione in tempo reale dello stato degli ordini, dei tempi di lavorazione e dei tempi di consegna.
La flessibilità e la scalabilità offerte da Qlik Sense hanno consentito di personalizzare il cruscotto in base alle specifiche esigenze dell’azienda, integrando in modo efficace i dati provenienti da diverse aree aziendali legate alla gestione degli ordini.
Inoltre, Qlik Sense ha fornito funzionalità avanzate di visualizzazione e analisi dei dati, permettendo di identificare prontamente eventuali criticità e inefficienze nel processo di gestione degli ordini.
La capacità di creare report personalizzati, dashboard interattive e analisi approfondite ha contribuito a migliorare la trasparenza e l’efficienza operativa all’interno dell’azienda.
Grazie all’utilizzo di Qlik Sense, siamo riusciti a integrare e visualizzare in modo efficace i dati provenienti da diverse fonti, consentendo una panoramica dettagliata e in tempo reale dello stato degli ordini, dei tempi di lavorazione e dei tempi di consegna, oltre a consentire un’analisi approfondita delle performance per identificare prontamente criticità e inefficienze nel processo di gestione degli ordini.
Utilizzo del cruscotto Qlik Sense per la gestione degli ordini
Il cruscotto Qlik Sense è progettato per intercettare l’ordine in ingresso come punto zero del processo, tracciando le informazioni principali relative all’ordine, come l’orario di ricezione e i dettagli identificativi.
Una volta trasmesso in magazzino, l’ordine deve essere validato dal reparto amministrativo per l’incasso del pagamento, il che rappresenta un’ulteriore fase di misurazione dei tempi di elaborazione.
Qlik è collegato al gestionale dell’azienda, il quale intercetta le informazioni sull’ordine in ingresso e le segue nel tempo, fornendo aggiornamenti in tempo reale sullo stato dell’ordine.
Il sistema tiene conto dei diversi metodi di pagamento utilizzati (carta di credito, bonifico bancario, Paypal, Riba, ecc.) e misura i tempi di elaborazione in base al metodo di pagamento utilizzato dal cliente.
Il cruscotto Qlik Sense fornisce informazioni dettagliate sui tempi medi di consegna, consentendo di individuare eventuali ritardi nella spedizione e di intervenire tempestivamente per risolvere le problematiche.
Il sistema coinvolge praticamente tutti i reparti aziendali, permettendo di individuare rapidamente eventuali problematiche e di risolverle senza dover passare da un reparto all’altro.
Fornisce informazioni dettagliate sull’ordine, come il tipo di ordine (web o non-web), l’importo, l’orario di presa in carico e altre informazioni rilevanti.
Monitora il tempo trascorso dalla presa in carico dell’ordine fino alla sua lavorazione, consentendo di verificare tempestivamente se i prodotti richiesti sono disponibili in magazzino e di trasferirli tempestivamente per garantire la consegna veloce richiesta dai clienti.
Data la natura dell’e-commerce e la necessità di garantire consegne rapide (24-48 ore), il monitoraggio in tempo reale dei tempi di presa in carico e trasferimento in magazzino risulta fondamentale per massimizzare l’efficienza e ridurre i tempi di consegna.
I dati vengono aggiornati automaticamente alle 00:00 di ogni giorno, consentendo di avere informazioni aggiornate quotidianamente per monitorare l’andamento degli ordini e intervenire di conseguenza.
Benefici apportati al cliente
I benefici apportati al cliente attraverso il progetto di ottimizzazione della gestione degli ordini sono molteplici e hanno avuto un impatto significativo sull’efficienza operativa e sulla soddisfazione dei clienti.
L’adozione di un cruscotto personalizzato su Qlik Sense ha consentito di ottimizzare i processi decisionali, migliorare la trasparenza e la comunicazione interna, e garantire una gestione più efficace e accurata degli ordini, contribuendo in modo significativo al successo e alla competitività dell’azienda.
Benefici del cruscotto Qlik Sense
Il cruscotto Qlik offre un accesso rapido alle informazioni e la possibilità di esplorare in modo veloce e approfondito una vasta gamma di dati, consentendo agli utenti di ottenere informazioni dettagliate su clienti e temi specifici in pochi secondi.
La soluzione permette di mantenere attivi i filtri anche durante lo spostamento tra diverse visualizzazioni, garantendo continuità nell’analisi e consentendo agli utenti di rimanere concentrati sul tema specifico senza dover ripetere l’esplorazione da zero.
Il cruscotto Qlik si adatta a qualsiasi esigenza aziendale, offrendo vantaggi e utilità a tutti i reparti in modo uniforme, senza privilegiare un reparto rispetto agli altri.
Si distingue per la sua semplicità d’uso e per la gradevolezza delle viste, offrendo una struttura grafica pulita e gradevole che contribuisce positivamente all’analisi dei dati, migliorando la percezione e l’esperienza visiva degli utenti.
Rappresenta un valido strumento per misurare l’efficacia di ogni reparto, consentendo di individuare e monitorare i KPI legati all’intero ciclo della vita dell’ordine e facilitando la collaborazione tra i vari reparti per migliorare i tempi di consegna e valutare l’efficienza complessiva.
Impatto del cruscotto Qlik Sense sui processi aziendali
- Ottimizzazione dei tempi di gestione degli ordini: l’implementazione del cruscotto su Qlik Sense ha portato a una significativa riduzione dei tempi necessari per gestire e monitorare gli ordini in entrata e in uscita. La visualizzazione in tempo reale dello stato degli ordini e l’identificazione rapida di eventuali problematiche hanno ottimizzato i processi decisionali e garantito un’elaborazione tempestiva degli ordini.
- Integrazione e analisi efficace dei dati: l’adozione di un cruscotto personalizzato ha integrato con successo i dati provenienti da diverse aree aziendali coinvolte nella gestione degli ordini, migliorando la coerenza e l’accuratezza delle informazioni. Ciò ha ottimizzato le attività operative, riducendo il rischio di errori e migliorando l’efficienza complessiva dei processi aziendali legati agli ordini.
- Miglioramento della soddisfazione dei clienti: il monitoraggio in tempo reale dei tempi di lavorazione e consegna ha contribuito a garantire la tempestiva elaborazione e consegna degli ordini, migliorando la qualità del servizio offerto ai clienti e incrementando la loro soddisfazione e fiducia nell’azienda.
- Favorire la trasparenza e la comunicazione interna: la disponibilità di un cruscotto unificato ha favorito una maggiore trasparenza e condivisione delle informazioni, facilitando la collaborazione e migliorando la comunicazione interna tra i diversi reparti coinvolti nella gestione degli ordini.
- Analisi e monitoraggio dell’andamento aziendale: il cruscotto consente di analizzare l’andamento dell’azienda, identificando rapidamente le aree di miglioramento e le possibili situazioni critiche.
- Prevenzione e miglioramento continuo: la soluzione non solo aiuta a prevenire possibili situazioni critiche, ma permette anche di risolverle e di migliorare le performance complessive, consentendo di misurare l’efficacia e la produttività di ogni reparto.
- Strumento di prevenzione e monitoraggio del ciclo dell’ordine: il cruscotto rappresenta un fondamentale strumento di prevenzione, monitoraggio e valutazione dell’intero ciclo della vita dell’ordine, identificando tempestivamente eventuali criticità e migliorando l’efficienza complessiva.
Il Cliente
Da oltre 30 anni Propac SRL è il punto di riferimento nella distribuzione di prodotti da imballaggio per più di 100.000 aziende di piccole, medie e grandi dimensioni attraverso una distribuzione omnichannel (e-commerce, rete vendita e catalogo cartaceo).
Offre anche un servizio completo di consulenza e fornitura di soluzioni da imballaggio, articoli per il magazzino, per l’ufficio e i punti vendita.
